Er is bijna geen bedrijf dat niet op een spreadsheet draait. De planning, de orderlijst, de voorraad, het overzicht van projecten of kandidaten. Ooit gemaakt door iemand die handig was met Excel, in een middag, en sindsdien elk jaar een beetje gegroeid.
Daar is niets mis mee. Excel is een geweldig hulpmiddel om snel iets op te zetten en uit te proberen. Maar er komt een moment waarop het bestand belangrijker is geworden dan het ooit bedoeld was. Dan wordt het kwetsbaar, en vaak merk je dat pas als het misgaat. Hier lees je aan welke signalen je dat moment herkent.
Vijf signalen dat je spreadsheet zijn grens heeft bereikt
1. Meerdere mensen overschrijven elkaars werk
Twee collega's openen het bestand, allebei passen ze iets aan, en een van de twee wijzigingen is weg. Of het bestand staat op slot omdat iemand het open heeft laten staan. Online samenwerken in Excel helpt een eind, maar zodra mensen tegelijk in dezelfde rijen werken, gaat het alsnog mis.
2. Versies gaan per mail rond
"Planning_v3_definitief_JK.xlsx" en "Planning_v3_definitief_nieuw.xlsx". Als niemand meer zeker weet welke versie de juiste is, heb je geen spreadsheet meer maar een archief van meningen.
3. Iedereen kan alles zien en aanpassen
In een spreadsheet is afschermen lastig. Een tabblad verbergen of een cel beveiligen houdt een nieuwsgierige collega niet tegen. Staan er tarieven, marges of persoonsgegevens in die niet voor iedereen bedoeld zijn, dan is dat een probleem. Voor persoonsgegevens vraagt de AVG bovendien dat je passende maatregelen neemt om ze te beschermen.
4. Niemand weet wie wat heeft gewijzigd
Een bedrag is anders dan vorige week. Wie heeft dat aangepast, en waarom? In een gedeeld bestand is dat moeilijk na te gaan. Bij een fout ben je uren kwijt aan zoeken, en soms kom je er niet meer achter.
5. De formules durft niemand meer aan te raken
Er is één collega die weet hoe het bestand werkt. De formules verwijzen naar verborgen tabbladen, er zitten macro's in en een verkeerde sortering haalt alles door elkaar. Als die collega op vakantie is, wordt er niets aangepast. Als die collega vertrekt, heb je een probleem.
Herken je er twee of meer, en is het bestand belangrijk voor je dagelijkse werk? Dan is het tijd om verder te kijken. Meer signalen dat een proces toe is aan automatisering, lees je in 5 signalen dat je bedrijfsproces toe is aan automatisering.
Wat een webapplicatie anders doet
Een webapplicatie is software die in de browser draait, met een database eronder. Voor de gebruiker kan het er vertrouwd uitzien, met lijsten, filters en invoervelden. Het verschil zit eronder.
- Eén actuele versie. Iedereen werkt in hetzelfde systeem. Een wijziging staat direct bij iedereen goed, op kantoor, in de werkplaats of onderweg.
- Rechten per rol. De planner ziet de planning, de verkoper zijn klanten, de directie de marges. Wat iemand niet hoeft te zien, ziet hij niet.
- Historie. Elke wijziging wordt vastgelegd: wie, wat en wanneer. Een fout is snel gevonden en terug te draaien.
- Controles bij de invoer. Een datum moet een datum zijn, een verplicht veld mag niet leeg blijven, een klant kan niet twee keer bestaan. Fouten worden voorkomen in plaats van achteraf gezocht.
- Rekenregels op één plek. Een berekening zit in de software, niet in een cel die iemand per ongeluk overschrijft.
- Koppelingen. Gegevens kunnen automatisch uit je boekhouding, webshop of planning komen in plaats van via kopiëren en plakken.
Bij NLIST stond de voortgang van kandidaten in losse lijsten, waardoor niet altijd duidelijk was wie wat moest doen. Nu werken consultants en relocatiemanagers in hetzelfde overzicht. Bij Feelingz liepen bestellingen via losse lijsten en mailtjes, nu gaat de hele keten van bestelling tot factuur door één systeem.
Wat je ervoor teruggeeft
Eerlijk is eerlijk: een webapplicatie is minder flexibel dan een spreadsheet. In Excel voeg je in tien seconden een kolom toe. In een applicatie is dat een wijziging die gebouwd moet worden. Dat is ook precies de bedoeling, want die vrijheid is wat het bestand kwetsbaar maakte. Maar het betekent wel dat je vooraf goed nadenkt over wat je nodig hebt.
Daarom is het verstandig om Excel niet helemaal uit te bannen. Een export voor een losse analyse of voor de accountant blijft handig. Alleen is die export dan een afgeleide, en blijft de applicatie de bron.
Twijfel je of maatwerk nodig is, of dat een bestaand pakket volstaat? Die afweging beschreven we in maatwerk software vs. standaardpakket.
Overstappen zonder het werk stil te leggen
De grootste zorg bij een overstap is dat het werk even stilligt. Dat hoeft niet. Zo pak je het aan:
- Breng het bestand in kaart. Welke tabbladen worden echt gebruikt, wie doet wat, welke formules zijn belangrijk en waar gaat het nu mis? Vaak blijkt de helft van het bestand niet meer in gebruik.
- Begin met het pijnlijkste deel. Niet alles hoeft in één keer. Begin met het onderdeel waar de meeste fouten ontstaan of waar het meeste overleg over is.
- Importeer de bestaande gegevens. De gegevens uit de spreadsheet gaan mee, opgeschoond. Dubbele klanten, lege velden en verschillende schrijfwijzen komen daarbij boven. Dat opschonen is werk, maar het levert direct betere gegevens op.
- Laat ze even naast elkaar bestaan. Een korte periode waarin het team de nieuwe applicatie gebruikt en de spreadsheet nog als vangnet heeft, geeft rust. Spreek wel af wanneer die periode eindigt.
- Zet de spreadsheet op slot. Als het team erop vertrouwt, wordt het oude bestand alleen-lezen. Anders blijven mensen er stiekem in werken en heb je weer twee bronnen.
Betrek de mensen die nu met het bestand werken vanaf het begin. Zij weten waar de uitzonderingen zitten, en die zitten meestal niet in de formules maar in hun hoofd.
Veiligheid hoort erbij
Een spreadsheet op een gedeelde schijf of in een mailbox is makkelijk te kopiëren en kwijt te raken. Een webapplicatie kun je beter beveiligen: inloggen met twee factoren, rechten per rol, versleutelde verbindingen en back-ups. Het NCSC heeft goede basisadviezen voor de beveiliging van bedrijfssystemen. Vergeet daarbij niet dat software na oplevering onderhoud nodig heeft, met updates en monitoring.
Waar je begint
Open je belangrijkste spreadsheet en stel jezelf drie vragen. Wat gebeurt er als dit bestand morgen kwijt is? Wie kan er nu dingen in zien die hij niet zou moeten zien? En hoeveel tijd gaat er per week naar het bijhouden en controleren ervan? Als de antwoorden je niet geruststellen, is het een goed moment om verder te kijken.
Wij bouwen webapplicaties rond hoe jullie werken, vaak met de spreadsheet als vertrekpunt. Wil je weten wat jouw Excel-bestand zou worden als applicatie? Plan een gesprek, dan kijken we er samen naar.
