Een order komt binnen in de webshop. Iemand zet hem over in het ERP. Daarna gaat er een mail naar het magazijn, en aan het eind van de week neemt de boekhouder de factuur over in het boekhoudpakket. Drie keer dezelfde gegevens, drie keer kans op een tikfout.
Bijna elk bedrijf heeft zulke plekken. Het probleem is zelden dat de software slecht is. Het probleem is dat de systemen niets van elkaar weten. Een koppeling lost dat op. Hier lees je wat dat is, zonder jargon.
Wat is een koppeling?
Een koppeling is een stukje software dat twee systemen gegevens laat uitwisselen. Komt er een order binnen in de webshop, dan zet de koppeling hem automatisch in het ERP. Wordt een factuur betaald, dan meldt de boekhouding dat aan het CRM. Niemand hoeft meer iets over te typen.
Dat klinkt simpel, en het idee is ook simpel. De kunst zit in de details: wat als een klant al bestaat, wat als een product niet op voorraad is, wat als een systeem even niet bereikbaar is?
Wat is een API?
Om te koppelen, moeten systemen met elkaar kunnen praten. Dat gaat via een API. Een API is een vaste ingang van een softwarepakket waarlangs andere software gegevens kan opvragen of doorgeven.
Vergelijk het met een loket. Je vult een formulier in op een afgesproken manier, schuift het door het luikje en krijgt een antwoord terug, ook op een afgesproken manier. Wat er achter het loket gebeurt, hoef je niet te weten.
De meeste moderne software heeft zo'n loket. Je boekhoudpakket, je webshop, je planningssoftware, je CRM. Ook overheden bieden ze aan: de KVK heeft bijvoorbeeld een API waarmee je bedrijfsgegevens uit het Handelsregister kunt opvragen, zodat je die niet meer met de hand opzoekt.
Wie is de baas over welk gegeven?
Dit is de belangrijkste vraag voordat je gaat koppelen, en hij wordt vaak overgeslagen. Voor elk gegeven moet je afspreken welk systeem de bron is.
Neem een klantadres. Staat dat in het CRM en in de boekhouding, en kan het in allebei worden aangepast, dan lopen ze vroeg of laat uit elkaar. Welke is dan de juiste? Spreek je af dat het CRM de bron is, dan wijzig je het adres alleen daar en neemt de boekhouding het over.
Een paar voorbeelden van hoe dat er vaak uitziet:
- Klantgegevens: het CRM.
- Producten en prijzen: het ERP of de productdatabase.
- Voorraad: het magazijnsysteem.
- Facturen en betalingen: de boekhouding.
Zodra dit helder is, is het ontwerp van de koppeling bijna vanzelfsprekend.
Wat kan er misgaan?
Een koppeling die werkt, merk je niet. Dat is het mooie, en ook het gevaar. Stopt hij een keer zonder dat iemand het merkt, dan heb je na een week een stapel orders die nergens zijn aangekomen. Een stille koppeling die stopt, is erger dan geen koppeling.
Daarom hoort er bij elke koppeling:
- Monitoring. Een melding als iets niet lukt, aan iemand die er ook iets mee doet.
- Opnieuw proberen. Is een systeem even niet bereikbaar, dan probeert de koppeling het later nog eens in plaats van de order te laten vallen.
- Een logboek. Zodat je kunt nagaan wat er wanneer is doorgezet.
- Veilige toegang. De sleutels waarmee de koppeling inlogt, horen niet in een mail of een gedeeld document. Het NCSC heeft goede basisadviezen voor het beveiligen van zulke toegang.
Kant-en-klaar of op maat?
Voor eenvoudige stromen tussen bekende pakketten zijn er integratieplatforms met kant-en-klare blokjes. Nieuwe aanmelding in je formulier, zet hem in je mailinglijst. Dat werkt prima en is snel ingericht.
Op maat wordt interessant als er logica tussen zit. Een order moet eerst gecontroleerd worden, prijzen moeten worden omgerekend, of bij bepaalde klanten gelden andere regels. Ook bij grote volumes of oudere software zonder goede API is maatwerk vaak betrouwbaarder. En je betaalt niet per taak, wat bij veel berichten flink kan schelen.
Waar begin je?
Pak een vel papier en teken je systemen als blokjes. Trek een pijl voor elke plek waar iemand gegevens van het ene naar het andere systeem overzet. Schrijf erbij hoe vaak dat gebeurt en hoeveel tijd het kost.
De dikste pijl is je eerste koppeling. Die levert het meest op en je leert er het meest van.
Wij bouwen koppelingen en integraties met monitoring en een logboek, en we houden ze ook in de lucht. Twijfel je of jouw systemen te koppelen zijn? Plan een gesprek, dan kijken we er samen naar.
