Het begint vaak enthousiast. Iemand heeft een demo gezien, er komt een proefaccount, een paar collega's gaan ermee aan de slag. Drie maanden later vraagt de directie hoe het ervoor staat, en het blijft even stil. De tool is er nog, maar niemand gebruikt hem.
Dat is jammer, en het ligt zelden aan de techniek. De meeste AI-tools doen wat ze beloven. Het gaat mis in de opzet: de verkeerde taak, geen afspraak over wat succes is, en een tool die naast het werk staat in plaats van erin. Hier lees je hoe je een pilot opzet die wel blijft.
Begin bij een taak, niet bij de technologie
"We willen iets met AI" is geen goede start. "Onze binnendienst is elke ochtend een uur kwijt aan het sorteren van de gedeelde mailbox" wel. De eerste zin zoekt een probleem bij een oplossing, de tweede een oplossing bij een probleem.
Vraag je team welke taken ze vervelend vinden. Niet welke taken ze met AI willen doen, want dan krijg je antwoorden uit de laatste nieuwsbrief. Vraag waar ze tijd verliezen, wat ze steeds opnieuw doen en waar ze fouten maken als het druk is.
Een goede eerste taak voor een pilot:
- komt vaak voor, liefst dagelijks;
- is duidelijk afgebakend;
- heeft een uitkomst die je kunt controleren;
- doet weinig kwaad als het een keer misgaat.
Mails sorteren, documenten samenvatten, gegevens uit formulieren overnemen of conceptantwoorden klaarzetten zijn klassiekers. Een taak waarbij AI beslissingen over mensen neemt, zoals sollicitanten beoordelen, is geen goede eerste pilot.
Spreek af wat succes is, voordat je begint
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, en het is de reden dat pilots in de la belanden. Zonder afspraak vooraf weet niemand achteraf of het gelukt is. Dan wint de indruk, en indrukken zijn na drie maanden meestal lauw.
Kies een getal dat je nu al kunt meten:
- Hoeveel tijd kost de taak per week?
- Hoeveel fouten worden er gemaakt?
- Hoe lang duurt het van binnenkomst tot afhandeling?
Meet dat een paar weken vóór de pilot. Dan heb je een nulmeting, en kun je na afloop een eerlijke vergelijking maken. Spreek ook af wat genoeg is. Twintig procent minder tijd? De helft minder fouten? Zo wordt het besluit na de pilot een kwestie van kijken in plaats van discussiëren.
Bouw het in het werk, niet ernaast
Een tool die je apart moet openen, wordt in de eerste drukke week vergeten. Mensen grijpen terug naar wat ze kennen, en dat is begrijpelijk. Het werk moet af.
Zet de AI daarom op de plek waar het werk al gebeurt. Een samenvatting die bovenaan het dossier verschijnt dat ze toch al openen. Een voorgesteld label in de mailbox die ze al gebruiken. Een conceptantwoord dat klaarstaat in het systeem waarin ze antwoorden. Hoe minder een medewerker hoeft te veranderen, hoe groter de kans dat het blijft.
Dit is ook waar ontwerp het verschil maakt. Laat zien hoe zeker de AI is, maak het makkelijk om een voorstel aan te passen en zorg dat een fout melden één klik is. Die meldingen zijn goud waard voor de verbetering van de pilot.
Betrek de mensen die ermee moeten werken
Een pilot die door de directie is gekozen en door de binnendienst moet worden gebruikt, heeft een achterstand. Laat de mensen die ermee werken meedenken over de taak en de inrichting. Zij weten waar de uitzonderingen zitten, en zij zien als eerste wat niet werkt.
Leg ook uit wat de tool doet en waar hij fouten maakt. Dat is niet alleen verstandig, het is inmiddels ook verplicht: sinds februari 2025 vraagt de AI-verordening van organisaties dat medewerkers die met AI werken voldoende kennis hebben om dat verantwoord te doen. Een half uur uitleg over wat er met de invoer gebeurt en welke gegevens er niet in mogen, is een goed begin. Gaan er persoonsgegevens in, check dan ook de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Plan het besluit vooraf
Zet bij de start al een datum in de agenda waarop je besluit wat er gebeurt. Zes tot acht weken met echte gebruikers is vaak een goede duur. Op die datum leg je de cijfers naast de nulmeting en kies je een van drie uitkomsten:
- Doorgaan. Het werkt, je zet het breder in en regelt beheer en onderhoud.
- Aanpassen. Het idee is goed, de uitvoering nog niet. Je verbetert en meet opnieuw.
- Stoppen. Het levert niet genoeg op. Ook dat is een goede uitkomst, want je weet het nu zeker en je hebt er weinig voor betaald.
Wat geen uitkomst is: niets besluiten en de tool laten staan. Dat is precies de la.
Hoe wij het aanpakken
Wij beginnen elke AI-traject met een AI-verkenning. Samen met je team zoeken we de taken waar AI het meeste oplevert, met een nulmeting en een duidelijke afspraak over wat succes is. Pas daarna bouwen we, in de systemen waar je team al werkt. Wil je weten welke taak bij jou het beste begin is? Plan een gesprek.
