Een AI-dienst afnemen voelt als een softwareabonnement: account aanmaken, betalen, klaar. Maar zodra er persoonsgegevens in gaan, ben je als organisatie verantwoordelijk voor wat er met die gegevens gebeurt. De AI-leverancier is dan je verwerker, en met een verwerker sluit je een verwerkersovereenkomst.
Dat is niets nieuws. Je hebt er waarschijnlijk al een met je boekhoudpakket, je mailprovider en je CRM. Bij AI zitten de risico's alleen op andere plekken. Daar gaat dit artikel over.
Wanneer heb je er een nodig?
De regel staat in artikel 28 van de AVG: verwerkt een partij persoonsgegevens namens jou, dan leg je de afspraken vast in een overeenkomst. Bij AI is de vraag dus niet of je een chatbot of een slimme documentlezer gebruikt, maar of er gegevens in gaan die over mensen gaan.
In de praktijk is dat bijna altijd zo. Een mail van een klant, notulen met namen, een cv, een klachtdossier. Zodra een medewerker zoiets in een AI-tool zet, is er een verwerking.
Grote aanbieders hebben voor hun zakelijke abonnementen een standaard verwerkersovereenkomst klaarliggen, vaak als bijlage bij de voorwaarden. Bij gratis accounts ontbreekt die meestal. Dat is precies waarom gratis AI-tools voor werk met persoonsgegevens niet geschikt zijn.
De vaste onderdelen
Een verwerkersovereenkomst bevat altijd een aantal vaste punten. Je hoeft ze niet uit je hoofd te kennen, maar het helpt om te weten waar je naar kijkt:
- Wat er wordt verwerkt, van wie, met welk doel en hoe lang.
- Dat de verwerker alleen werkt op jouw instructie.
- Geheimhouding door iedereen die bij de gegevens kan.
- Passende beveiligingsmaatregelen.
- Afspraken over subverwerkers: andere partijen die de verwerker inschakelt.
- Hulp bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage of verwijdering.
- Melden van datalekken, zodat jij binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens kunt informeren.
- Wat er met de gegevens gebeurt als het contract eindigt.
Tot zover is het hetzelfde als bij elke clouddienst. Nu de punten waar je bij AI extra scherp op moet zijn.
1. Wordt je invoer gebruikt voor training?
Dit is de belangrijkste vraag. Een taalmodel dat getraind wordt op jouw invoer, kan stukjes daarvan later in antwoorden aan anderen laten terugkomen. Dat risico is klein, maar niet nul, en het is niet wat je wilt met klantgegevens.
Een verwerker mag gegevens alleen gebruiken volgens jouw instructies. Training valt daar niet onder, tenzij jij het toestaat. Zorg dat de overeenkomst dit expliciet uitsluit, voor zowel je vragen als de antwoorden. En controleer de accountinstellingen: soms staat het in het contract goed, maar moet je het in de beheeromgeving nog uitzetten.
2. Hoe lang blijven prompts en antwoorden bewaard?
Veel AI-diensten bewaren gesprekken een tijd, bijvoorbeeld om misbruik op te sporen. Dat is te verdedigen, maar je wilt weten hoe lang en wie erbij kan. Vraag naar de bewaartermijn van invoer, uitvoer en logbestanden. Hoe korter, hoe beter. Sommige aanbieders bieden voor zakelijke klanten een optie zonder opslag.
Let ook op de geschiedenis in de tool zelf. Als een gesprek met een klantdossier maanden in de zijbalk van een medewerker blijft staan, is dat ook een bewaartermijn.
3. Wie zijn de subverwerkers?
Een AI-dienst is vaak een laagje bovenop iets anders. Een Nederlandse tool voor het samenvatten van notulen kan draaien op een taalmodel van een Amerikaanse partij, gehost in een datacenter van weer een andere partij. Al die partijen zijn subverwerkers.
Vraag om de lijst en kijk waar ze gevestigd zijn. Leg vast dat de leverancier je vooraf informeert als er een subverwerker bijkomt, zodat je bezwaar kunt maken.
4. Waar staan de servers?
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte mag, maar alleen met een geldige grondslag. Voor de Verenigde Staten is dat sinds 2023 vaak het EU-VS Data Privacy Framework, als de ontvangende partij daarvoor gecertificeerd is. Anders zijn het meestal standaardcontractbepalingen.
Juridisch kan het dus kloppen. Toch is het verstandig om per soort gegevens te kiezen. Voor gewone bedrijfscommunicatie is een goed geregelde doorgifte vaak acceptabel. Voor medische gegevens, gegevens over kinderen of strafrechtelijke informatie kies je liever een dienst die alles binnen de EU houdt.
5. Wat als het model iets verkeerds doet?
Een AI-model kan feiten verzinnen of gegevens verkeerd koppelen. Dat is geen datalek in de klassieke zin, maar het raakt wel aan de juistheid van gegevens, ook een AVG-beginsel. Een verwerkersovereenkomst lost dat niet op. Wat wel helpt: AI-uitvoer over personen altijd laten controleren door een mens voordat er iets mee gebeurt.
De overeenkomst is het begin, niet het eind
Een goede overeenkomst maakt AI-gebruik mogelijk, maar het blijft jouw verantwoordelijkheid om alleen gegevens te verwerken die je voor het doel nodig hebt. Stop geen heel dossier in een tool als je alleen een samenvatting van de laatste mail wilt.
Zet het gebruik ook in je verwerkingsregister: welke tool, welk doel, welke gegevens, welke overeenkomst. Bij vragen van een klant of de toezichthouder heb je het dan direct paraat. De Rijksoverheid heeft een overzicht van wat de AVG van organisaties vraagt.
Waar wij bij helpen
Bij een AI-verkenning brengen we in kaart welke AI-tools er al worden gebruikt, welke gegevens erin gaan en welke afspraken daarbij horen. Je krijgt een advies per toepassing: kan dit in de cloud, met welke leverancier, of beter in eigen beheer. Twijfel je over een specifieke leverancier? Plan een gesprek, dan kijken we samen naar de voorwaarden.
